ಸಂಭಾಷಣೆ ಚಾತುರ್ಯತೆ

ಈ ಕೆಳಕಂಡ ಬರಹ ಅಥವಾ ಲೇಖನವು ನನ್ನ ಸ್ವಂತ ಅನುಭವ ಹಾಗು ತಿಳುವಳಿಕೆ ಮೇಲೆ ಬರೆದಿದ್ದು. ಇದು ಯಾವುದೇ ಪುಸ್ತಕ, ಬರಹ, ಲೇಖನ, ಭಾಷಣ ಅಥವಾ ಇನ್ನಿತಿರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನ ನಕಲು ಮಾಡಿದ್ದಲ್ಲ. ಹಾಗೆಯೇ ಯಾವುದೇ ಇತರ ಭಾಷೆಯ ಪುಸ್ತಕ, ಲೇಖನ, ಬರಹದ ಅನುವಾದ ಕನ್ನಡಕ್ಕೆ ಮಾಡಿದ್ದಲ್ಲ. ಒಂದು ವೇಳೆ ಕಂಡು ಬಂದಲ್ಲಿ ಅದು ಕೇವಲ ಏಕ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಸಂಭವಿಸಿದ ಘಟನೆಯಷ್ಟೇ ಅಥವಾ ಆಕಸ್ಮಿಕ.

ಸಂಭಾಷಣೆ ಚಾತುರ್ಯತೆ:

ನಿಮ್ಮ ದಿನದ ಬದುಕಿಗೆ ವ್ಯವಹಾರ ಅಗತ್ಯ, ವ್ಯವಹಾರದ ಜ್ಞಾನವು ಅಗತ್ಯ.. ಆದರೆ, ಅದಕ್ಕೆ ಬೇಕಾದ ಒಂದು ನಿಜವಾದ ವಿಷಯವೇನೆಂದರೆ "ಮಾತಿನ ಚಾತುರ್ಯತೆ".
ನಿಮ್ಮಿಂದ ಶುರು ಆಗುವ ಅಥವಾ ಬೇರೆಯವರ ಪ್ರಶ್ನೆಗೆ ಉತ್ತರಿದಿಂದ ಶುರು ಆಗುವ ಮೊದಲನೆಯ ಕೆಲಸ "ಮಾತು". ನಿಮ್ಮ ದಿನದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಬಳಸುವ ಮಾತಿನ ಮೂಲಗಳು ಅಂದರೆ  - "ನೇರ, ಇ-ಮೇಲ್, ಟೆಲಿಫೋನ್ ಅಥವಾ ಮೊಬೈಲ್ ಹಾಗು ಪತ್ರ". ಪತ್ರದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯವು ಕಮ್ಮಿ ಆಗಿದೆ ಆದರು, ಕೆಲವರಿಗೆ ಇದು ಇನ್ನು ಸಹಾಯವಾಗುತ್ತಿದೆ. ಒಂದು ಸಂಪೂರ್ಣ ಪಕ್ವವಾದ ಮಾತು ಕಥೆಯು ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರ ಅಥವಾ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿಸುತ್ತದೆ.

ಕೆಲಸದ ಒತ್ತಡದಿಂದ ಅಥವಾ ಕೆಲ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಯದೆ ಇರುವುದರಿಂದ ಅಥವಾ ಆತ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸ ಕಡಿಮೆ ಇರುವುದರಿಂದ ಗಾಬರಿ ಉಂಟಾಗುವುದು ಸಹಜ. ಗಾಬರಿ ಆದಾಗ, ಎದುರು ನಿಂತು ಪ್ರಶ್ನೆ ಮಾಡುವವರಿಗೆ ಏನೆಂದು ಉತ್ತರ ಕೊಡಬೇಕು ಅನ್ನುವುದು ಅಥವಾ ಏನೋ ಒಂದು ತಪ್ಪು ಉತ್ತರ ಕೊಡುವುದು ಸಹಜವೇ. 
ಇನ್ನು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಎಲ್ಲಾ ಸರಿ ಇದ್ದೂ ಕೂಡ ಕೆಲವೊಬ್ಬರಿಗೆ ಉತ್ತರ ಕೊಟ್ಟರೂ ಯಶಸ್ಸು ಅದರಲ್ಲಿ ಕಂಡು ಬರುವುದಿಲ್ಲ. ಕಾರಣ ಇಷ್ಟೇ ಅದರಲ್ಲಿ ಪಕ್ವವಾದ / ಅನುಭವದ / ಮಧುರ ಅಥವಾ ವಿನಯದ ಮಾತಿರುವುದಿಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ದೃಷ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಅದೇನೇ ಒಳ್ಳೆಯದು ಹೇಳಲು ಹೊರಟಿದ್ದರು ಅದು ಫಲಿಸಿವುದಿಲ್ಲ.

ಕೆಲ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ಅನುಭವದ ಮೇಲೆ ಇಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗಿದೆ.
ಗಾಬರಿ, ಒತ್ತಡ, ತಿಳುವಳಿಕೆ ಮಟ್ಟ, ಅತಿಯಾದ ಉತ್ಸುಕತೆ, ಮಾತಿನ ಒರಟು, ಧ್ವನಿಯ ಮಟ್ಟ, ದುಡುಕು, ಮಾತಿನ ಮಧ್ಯೆ ಪ್ರವೇಶ, ಗಮನ, ಕೇಳುವುದು ಕಡಿಮೆ ಹೇಳುವುದು ಜಾಸ್ತಿ, ಅವರದೇ ತಪ್ಪು ತೋರಿಸಿವುದು, ಕೋಪ, ಅಜಾಗ್ರತೆ, ನಕಾರ ಪದಗಳ ಬಳಕೆ (ಇಲ್ಲ, ಗೊತ್ತಿಲ್ಲ, ಆಗೋದಿಲ್ಲ, ಕೊಡುವುದಿಲ್ಲ, ಬರೋದಿಲ್ಲ..) ಇತ್ಯಾದಿ..

ಇಷ್ಟೆಲ್ಲಾ ನೆನಪಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ನಾನು ತಪ್ಪಾಗದಂತೆ ಮಾತನಾಡಲು ಸಾಧ್ಯವೇ? ಕಷ್ಟ ಸಾಧ್ಯವೇ ಆದರೆ, ಇಲ್ಲಿ ಕೊಟ್ಟಿರುವ ಸುಲಭ ಮತ್ತು ಸರಳ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಿ ನೋಡಿ ನಿಮ್ಮೊಳಗಾಗುವ ಬೆಳವಣಿಗೆ ಹೊಸ ತರಹದ ಬದಲಾವಣೆ ತರುತ್ತದೆ, ಜೊತೆಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಜನರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಗುರಿತಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಏನನ್ನು ಮಾಡಬೇಕು?

- ಯಾವುದೇ ಮೂಲದಲ್ಲಿ (ಇ-ಮೇಲ್, ಫೋನ್, ನೇರ, ಪತ್ರ) ನೀವು ಸಂಪರ್ಕಿಸಿ, ಮೊದಲು ಇನ್ನೊಂದು ಕಡೆ ಇರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಶುಭ ಕೋರಿರಿ.. (ಶುಭೋದಯ / ಹೇಗಿದ್ದೀರಿ ಸ್ವಾಮಿ? / ಕುಶಲವೇ?). ಇದರಿಂದ ಅವರಿಗೆ ಭರವಸೆಯ  ಸಂಬಂಧ ಹುಟ್ಟುತ್ತದೆ.

- ನಿಮ್ಮಿಂದ ಅವರಿಗೆ ಏನಾದರು ಸೇವೆ ಬೇಕಿದ್ದಲ್ಲಿ, ನೀವೇ ಅವರಿಗೆ ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳಲು ಸುಲಭ ದಾರಿ ಮಾಡಿ ಕೊಡಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ : ನನ್ನಿಂದೇನಾದರು ಸಹಾಯ ಬೀಕಿತ್ತೆ? ಮತ್ತೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ನಿಮ್ಮ ಗ್ರಾಹಕನಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಸಹಾಯ ಎನ್ನುವ ಪದ ಸರಿ ಆಗದು ಅದಕ್ಕೆ "ನನ್ನಿಂದ ಏನಾದರೂ ಸೇವೆಯನ್ನು ಅಪೇಕ್ಷಿಸುತ್ತಿದ್ದಿರಿಯೇ?" ಎಂದು ಕೇಳಿರಿ.

- ಮತ್ತೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪ್ರಶ್ನೆ ಇದ್ದರೂ, ಸಲಹೆ ಇದ್ದರೂ ಅಥವಾ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ತಿಳಿಸಿ ಅದರ ಸಹಾಯ ಪಡೆಯ ಬೇಕಾಗಿರಲಿ, ಮೊದಲು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಕಿವಿಗೊಟ್ಟು ಕೇಳಿರಿ. ಇದರಿಂದ ಅವರಿಗೆ ಒಂದು  ಮರ್ಯಾದೆಯೂ ಸಲ್ಲುವುದು ಹಾಗು ಅವರ ಉದ್ದೇಶಿತ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಲಾಭದಾಯಕ ಎನ್ನಿಸುವುದು.

-  ಮೇಲ್ಕೊಟ್ಟ ವಿಚಾರದಲ್ಲಿ ಒಂದು ವೇಳೆ ನೀವು ನೇರವಾಗಿ ಮಾತಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಸದಾ ಅವರಿಗೆ ನಗು ಮುಖದಿಂದ ಬೆಂಬಲ ಸೂಚಿಸಿ, ಸ್ವಲ್ಪ ತಲೆದೂಗಿ, ಸರಿ/ಹೌದೆ ಎಂದು ಆಲಿಸಬಹುದು. ಒಂದು ವೇಳೆ ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ಮಾತು ನಡೆದಲ್ಲಿ, ಅವರ ಒಂದು ವಾಕ್ಯದ ನಂತರ "ಸರಿ/ಹೌದು/ಹೌದೆ/ಅರ್ಥವಾಯಿತು" ಎಂದು ನಿಮ್ಮ ಹಾಜರಿಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ. 

- ಅವರ ಸಂಪೂರ್ಣ ಮಾತಿನ ನಂತರ, ನಿಮಗೆ ಅರ್ಥವಾಗಿದ್ದನ್ನು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ ಇದು ಸರಿಯೇ ಎಂದು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ. (ಇದು ನಿಮಗೆ ಸರಿಯಾದ ಉತ್ತರ ನೀಡಲು ಸಹಕರಿಸುತ್ತದೆ)

- ನೀವು ಮಾತನಾಡುವ ಮುನ್ನ ಒಮ್ಮೆ ಅವರನ್ನು ಸುಮ್ಮನೆ ಹೊಗಳಿ. ಇದರಿಂದ ಅವರನ್ನು ಮೇಲೆ ತೂರಿದಂತಾಗಿ, ಸಂಭಾಷಣೆ ನಿಮ್ಮ ನಿಯಂತ್ರಣದಲ್ಲಿ ಬರುವುದು.
ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ಸರ್ ನಿಮ್ಮ ಸಹಕಾರವನ್ನು ನಾನು ಮೆಚ್ಚಿದೆ. ಧನ್ಯವಾದ.

- ಧ್ವನಿ ಮಟ್ಟವನ್ನು ಸದಾ ಕೆಳಗಿಟ್ಟು ಮಧುರತೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿ. 

- ನೇರ ಭೇಟಿಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲಿಗೆ ಹಾಗು ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಕೈ ಕುಲುಕಿಸಿದರೆ ತಪ್ಪೇನು ಇಲ್ಲ.

- ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ನಿಯಮ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ದಯವಿಟ್ಟು ಇನ್ನೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ ಮತ್ತು ಆ ಚೌಕಟ್ತಲ್ಲಿ ಬರುವ ಎಲ್ಲಾ ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಮುಂದಿಡಿ. ಇದು ಮರೆತಲ್ಲಿ ಅವರಿಗೆ ಲಾಭ ಉಂಟು ಮಾಡಿ ನೀವು ನಷ್ಟ ಅನುಭವಿಸುತ್ತೀರಿ. 
ಅಥವಾ ಗೊಂದಲ ಉಂಟಾಗಬಹುದು.

ಏನನ್ನು ಮಾಡಬಾರದು?

- ಮೊದಲೇ ನಕಾರ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ. ನಿಮ್ಮಿಂದಾಗದ ಕಾರ್ಯವಿದ್ದರು ಮೊದಲೇ ಅಲ್ಲಗಳೆಯಬೇಡಿ. ಪೂರ್ಣ ತಿಳಿದುಕೊಂಡು, ನಂತರ ಉತ್ತರಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: "ನನಗೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಹಣ ಸಹಾಯ ಬೇಕಿತ್ತು ಸ್ವಾಮಿ, ನಿಮಗೆ ಮುಂದಿನ ತಿಂಗಳು ತೀರಿಸುತ್ತೇನೆ ದಯವಿಟ್ಟು ಇಲ್ಲ ಅನ್ನಬೇಡಿ" ಅಂತ ಯಾರಾದರು ಕೇಳಿದರೆ, ನೇರವಾಗಿ ಇಲ್ಲ ಅನ್ನುವುದಕ್ಕಿಂತ, ಅವರಿಗೆ ಹಣದ ಮೊತ್ತ ಎಷ್ಟು ಬೇಕೆಂದು ತಿಳಿದು ಹೀಗೆ ಉತ್ತರ ನೀಡಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ "ನಿಮಗೆ ಈಗ ದುಡ್ಡಿನ ಅವಷ್ಯಕತೆ ಎಷ್ಟಿದೆ ಎಂದು ನನಗೆ ತಿಳಿಯಿತು, ಅದೇ ರೀತಿ ನಾನು ಇನ್ನೊಬ್ಬರಿಂದ ಸಾಲ ಪಡೆದು ಈ ತಿಂಗಳ ಹಣ ಒದಗಿಸಿಕೊಂಡಿದ್ದೇನೆ ಸ್ವಾಮಿ.. ಎಲ್ಲ ಖರ್ಚಾಗಿ ಉಳಿದಿದ್ದು ಇಷ್ಟೇ ಇದರಲ್ಲಿ ನಿಮಗಾಗಿ ಏನು ಅಳಿಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡಲಿ ನೀವೇ ಹೇಳಿ??".

- ಅತ್ತಲಿಂದ ಏನಾದರೂ ಅನವಶ್ಯಕ ಮಾತುಗಳು ಬಂದರೆ ಅಥವಾ ಬಯ್ಯುತ್ತಿದ್ದರೆ, ತಕ್ಷಣವೇ ಮರ್ತು ಹೋಗಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ ಹಾಗೆಯೇ ಅಷ್ಟೂ ಮಾತಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿ ಏನಾದರೂ ಸಿಕ್ಕರೆ ಅದರಿಂದ ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿ ಹೊರಟು ಹೋಗಿ. ಇದರಿಂದ ಅವರಿಗೆ ಅವರ ಅಸಭ್ಯ ವರ್ತನೆಯ ಅರಿವು ಆಗುತ್ತದೆ ಹಾಗೆ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಕ್ತಿತ್ವ ಅವರಿಗಿಂತ ಬೇರೆಯದು ಎಂದು ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ.  

- ವಿಚಾರ ಗೊತ್ತಿಲದ ಪಕ್ಷ ಗೊತ್ತಿಲ್ಲ ಎನ್ನಬೇಡಿ ಆದರೆ ಸಮಯ ಕೇಳಿ ತಿಳಿದುಕೊಂಡು ಉತ್ತರಿಸಿ. ಇದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಜ್ಞಾನ ಹೆಚ್ಚುತ್ತದೆ ಹಾಗೆಯೇ ಜನರ ನಿಯಂತ್ರಣ ನಿಮ್ಮ ಕಯ್ಯಲ್ಲಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವ ಬಗೆ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ.

-ಅತಿ ಸ್ನೇಹ ಅಥವಾ ಭಾವನೆಗಳನ್ನು ತೋರಿಸೋದು ಬೇಡ.

-ಒರಟು ಮಾತು ಬೇಡ.

-ಒಬ್ಬರ ವಾಕ್ಯ ಮಧ್ಯ ಪ್ರವೇಶ ಬೇಡ. ಮಾಡಲೆಬೇಕಿದ್ದಲ್ಲಿ "ಕ್ಷಮಿಸಿ" ಎನ್ನುವ ಪದ ಬಳಕೆ ಇರಲಿ.

-ಕೋಪ ತೋರಿಸಬೇಡಿ.

-ಅಜಾಗ್ರತೆ ಬೇಡ.

-ಗಾಬರಿ ಆಗಬೇಡಿ.

ಇ-ಮೇಲ್  ಸಭ್ಯಾಚಾರ :

ಅದೆಷ್ಟೋ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಸಂಭಾಷಣೆಯೇ ಹೆಚ್ಚಾಗಿದೆ. ತದ ನಂತರ ಫೋನ್ ಬಳಕೆ, ಕೊನೆಯದಾಗಿ ಮುಖ ಮುಖಿ ಭೇಟಿ. ಕಾರಣ? ಉಳಿತಾಯ. ಇ-ಮೇಲ್ ನಿಮಗೆ ಫೋನ್ ಅಥವಾ ಮುಖಾ-ಮುಖಿ ಭೇಟಿಯಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚು ಖರ್ಚಾಗಲಾರದು. ಇನ್ನು ಕೆಲ ಕಾರಣಗಳೆಂದರೆ, ದಾಖಲೆ, ನಿಧಾನವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಲು ಸಮಯ ಮತ್ತು ಸುಲಭ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಗೊಳಿಸುವ ಬಗೆ. ಮುಖಾ-ಮುಖಿಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ಅಪ್ಪಿ ತಪ್ಪಿ ಏನಾದರೂ ನುಡಿದರೆ ಕ್ಷಮಿಷಿ ಎನ್ನುವ ಆಯ್ಕೆ ಇರಬಹುದು ಆದರೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಅಂದರೆ ದಾಖಲೆ, ಹಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಬರೆದು ಕಳೆಸುವ ಸಂದೇಶವು ಸೂಕ್ಷ್ಮವಾಗಿದ್ದರೆ ಎಂಥ ಅನಾಹುತವಾಗಬಹುದು ಊಹಿಸಿ ನೋಡಿ.. ಅದಕ್ಕೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಸಭ್ಯಾಚಾರವನ್ನು ಪಾಲಿಸುವುದು ಉತ್ತಮ.
ಇ-ಮೇಲ್ ನಲ್ಲಿ ಇರುವ ಅಂಶಗಳೇನು?
1. Header
2. Message body
3. Signature

Header' ನಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯವಾಗಿ To, Cc ಮತ್ತು Subject ಬಳಕೆ ತಿಳಿಯೋಣ. ಅಡ್ದ್ರೆಸ್ಸಿನಲ್ಲಿ  To ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ನೀವು ಯಾರಿಗೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಸಂದೇಶ ಕಳಿಸಬೇಕೋ ಅವರ ಅಡ್ರೆಸ್ ಮಾತ್ರ ಇಲ್ಲಿ ಹಾಕಿ, ಮಿಕ್ಕವರ ತಿಳುವಳಿಕೆಗೆ ಆಗಿದ್ದಲ್ಲಿ Cc ಬಳಸಿ.
ಗಮನಿಸಿ: Bcc ಬಳಕೆ ಸಹಜವಾಗಿ ಮಾಡಬೇಡಿ ಯಾಕೆಂದರೆ ಒಬ್ಬರಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಜನಕ್ಕೆ ಒಂದೇ ಸಂದೇಶ ಹೋದರೂ, ಅದು ಯಾರಿಗೂ ಅರಿವು ಇರುವುದಿಲ್ಲ.
Subject' ನಲ್ಲಿ ಏನು ಬರೆಯುತ್ತಿರೋ ಅದೇ ನಿಮ್ಮ Message Body ಗುರುತಿಸುತ್ತದೆ. ಅಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲದೆ, ಅದರ ಓದುಗರಿಗೆ ಈ ಸಂದೇಶದಲ್ಲೇನೋ ವಿಶೇಷತೆ ಇದೆ ಅನ್ನುವ ತವಕದಿಂದ ಬೇಗನೆ ಇ-ಮೇಲ್ ಓದಬಹುದು.

Subject'ನ  ಆಕರ್ಷಣೆಗೆ ಕೆಲ ಉದಾಹರಣೆಗಳು:
Leave - "ತುರ್ತು ರಜೆಗಾಗಿ ಮನವಿ"
Payment balance - "ಹಣ ಪಾವತಿ ಕೊನೆಯ ದಿನ - ನಾಳೆ"

Message Body ನಲ್ಲಿ ಏನು ಬರಯೆಕಬೇಕು ಅನ್ನುವುದು ನಾನು ಹೇಳಲ್ಲ ಆದ್ರೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳನ್ನ ಇಲ್ಲಿ ಹೇಳುತ್ತೇನೆ ಅಷ್ಟೇ. ಈಗಾಗಲೇ ಗೊತ್ತಿರುವಂತೆ Dear ಅನ್ನುವ ಪದದಿಂದ ಸಂದೇಶವನ್ನ ಶುರು ಮಾಡ್ತೀರಿ. Dear ಬದಲು ಹೆಲ್ಲೋ ಹಾಯ್ ಅನ್ನುವುದು ತಪ್ಪೇನಲ್ಲ ಆದರೆ ಗೊತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಜೊತೆ ಅಥವಾ ಈಗಾಗಲೇ ಮಾತನಾಡಿರುವ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಮುಂದುವರೆಸುವುದಾದರೆ ಸರಿ. ಗುಡ್ ಮಾರ್ನಿಂಗ್ ಅಥವಾ ಗುಡ್ ಇವಿನಿಂಗ್ ಅಂತ ಬರೆದು  ಒಂದು ಸ್ಪೇಸ್ ಕೊಟ್ಟು ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರು ಹಾಕೋದು ಹೊಸ ಬಳಕೆ ಅನ್ನುವುದು ನನ್ನ ಅಭಿಪ್ರಾಯ (ಇದರಲ್ಲಿ ಶುಭ ಕೋರುವ ಅಗತ್ಯವೂ ಬರುತ್ತದೆ). ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನನ್ನ ಇ-ಮೇಲ್ ಬರಹದಲ್ಲಿ ಸಂದೇಶದ ನಂತರ ಶುಭ ಕೋರುತ್ತೇನೆ ಅದು ಹೊಸತಾಗಿಯೂ, ತಾಜಾವಾಗಿಯು ಇರುತ್ತದೆ.

ಕೊನೆಯದಾಗಿ Signature:
ಇದು ನಿಮ್ಮ ಚಿಕ್ಕ ಪರಿಚಯ ಉಂಟು ಮಾಡಿಸುತ್ತದೆ. ಇಂಗ್ಲೀಷಿನಲ್ಲಿ Best regards, Warm regards, Thanks & regards, Regards ಅನ್ನುವ ಪದಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯ. ಆದರೆ, Best/Warm ಪದಗಳ ಬಳಕೆ ಬೇಡ.
Thanks and regards ಅಥವಾ Regards ಇದ್ದರೆ ಸಾಕು.
Signature'ನಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕಾದ ಅಂಶವೆಂದರೆ; ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರು, ಕೆಲಸ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು, ಸ್ಥಳ, ಇ-ಮೇಲ್ ವಿಳಾಸ, ಫೋನ್ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ).

ಒಂದು ಉದಾಹರಣೆ ಬರೆದು ನೋಡೋಣ.

ಪ್ರಿಯ ರಾಮು ಅವರೇ,
ನಿಮ್ಮ ಇ-ಮೇಲ್ ಸಂದೇಶವನ್ನು ಓದಿದ ಮೇಲೆ, ನಿಮಗೆ ನನ್ನ ಚೆಕ್ ಇನ್ನು ತಲುಪಿಲ್ಲ ಎನ್ನುವುದು ಅರ್ಥವಾಗಿದೆ. ಅದರ ಅನುಕೂಲಕ್ಕೆ ನಾನು ಈಗಲೇ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ.
ಶುಭೋದಯ.

ಇಂತಿ,
ಅನಿಲ್ ಕುಮಾರ್ ದೇಸಾಯಿ
ಟೆಕ್ನಿಕಲ್ ಸರ್ವಿಸಸ್, ಐಬಿಎಂ, ಬೆಂಗಳೂರು-೨೯
anil@company.com
Phone : 1234567890

ಫೋನ್ ಸಭ್ಯಾಚಾರ:

ಈಗಾಗಲೇ ಒಮ್ಮೆ ನಾನು ಸಂಭಾಷಣೆ ಹೇಗಿರಬೇಕು ಅನ್ನುವ ಅರ್ಥದಲ್ಲಿ ಕೆಲ ಅಂಶವನ್ನು ಹೇಳಿದ್ದೇನೆ. ಆದರು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಇನ್ನಷ್ಟು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತೇನೆ.
ಯಾವಾಗಲು ಶುಭ ಕೋರಿ ಮಾತನಾಡುವುದು ಒಳ್ಳೆಯ ಅಭ್ಯಾಸ. ಅಲ್ಲಿಂದಲೇ ನಿಮ್ಮ ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ನಿಯಂತ್ರಣ ಸಿಕ್ಕುವುದು. ನೀವೇ ಮಾತು ಶುರು ಮಾಡುವುದಾದರೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯಕ್ಕಾಗಿ ವಿನಂತಿ ಮಾಡಿ ಮಾತಾಡಿ. ನಿಮ್ಮಿಂದ ಇನ್ನೊಬ್ಬರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಪೂರ್ಣ ಲಭ್ಯವನ್ನು ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ, ಬೆಂಬಲ ಕೊಡಿ. ಇ-ಮೇಲ್ ಸಂಭಾಷಣೆಯಲ್ಲಿ  ನಿಮಗೆ ಪ್ರಶ್ನಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತು ಉತ್ತರಕ್ಕಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು ಸಮಯ ಇರುತ್ತದೆ, ಅಥವಾ ಮುಖಾ-ಮುಖಿ ಭೇಟಿಯಲ್ಲಿ,  ಆಕಡೆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಚಲನೆ ವಲನೆ, ಅವರ ಭಾವನೆಗಳು, ನಿಮ್ಮ ಉತ್ತರಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ, ಇತ್ಯಾದಿ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. ಇವೆಲ್ಲವನ್ನೂ ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ತಿಳಿಯಲು ಬಹುಷಃ ಕಷ್ಟವಾದೀತು. ಇದರ ಅರ್ಥ ಫೋನ್ ಮೂಲಕದ ಸಂಭಾಷಣೆಯು ಸ್ವಲ್ಪ ಕಷ್ಟವಾದದ್ದು. ಹಾಗಾದರೆ ಇದಕ್ಕೆ ಉಪಾಯ? ಇದೆ ಆದರೆ ಪರಿಸ್ತಿಥಿಯ ಮೇಲೆ ಅವಲಂಬಿತ.

ಕೆಲ ನಿಯಮಗಳನ್ನ ಒಂದು ಪಟ್ಟಿಗೆ ಸೇರಿಸಿದ್ದೇನೆ:

- ಶುಭ ಕೋರಿ.
- ನಿಮ್ಮ ಕರೆಯ ಉದ್ದೇಶ ತಿಳಿಸಿ.
- ಮಾತನಾಡಲು ಸಮಯ ಕೇಳಿ ಮತ್ತು ಇದು ಸರಿಯಾದ ಸಮಯವೇ ಎಂದು ತಿಳಿಯಿರಿ.
- ಧ್ವನಿಯಲ್ಲಿ ಮಧುರತೆ ಇರಲಿ ಮತ್ತು ಗಂಭೀರತೆ ಇರಲಿ.
- ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಶ್ನೆ ಅಥವಾ ಸಂದೇಶದ ನಂತರ ಸ್ವಲ್ಪ ಸಮಯ ಕೊಡಿ.
- "ತಿಳಿದಿದೆಯೇ"? ಅಥವಾ "ತಿಳಿಯಿತೆ"? ಎಂದು ಖಾತ್ರಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ.
- ಧ್ವನಿ ಕೀಳಿಸದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಪದಗಳು/ವಾಕ್ಯ ಅರ್ಥವಾಗದಿದ್ದಲ್ಲಿ "ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಹೇಳಿ ಅಥವಾ ಕ್ಷಮಿಸಿ ಪುನಃ ಹೇಳಿ" ಅನ್ನಿರಿ.
- ಇನ್ನೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸಹಕಾರ ಸಿಕ್ಕಲ್ಲಿ "ಒಳ್ಳೆಯದು/ಉತ್ತಮ ಬೆಂಬಲ ಕೊಟ್ಟಿದ್ದೀರಿ ಧನ್ಯವಾದ/ಸರಿಯಾಗಿ ಹೇಳಿದ್ರಿ" ಅಂತ ಹೇಳೋದ್ರಲ್ಲಿ ಸ್ವಲ್ಪ ಅವರಿಗೆ ಖುಷಿ ಕೊಡುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರ ಬಾಂಧವ್ಯ ಸ್ವಲ್ಪ ಗಟ್ಟಿಯಾಗುತ್ತದೆ.
- ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಒಮ್ಮೆ ನೀವು ಮಾತನಾಡಿದ ಉದ್ದೇಶ, ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಒಪ್ಪಿದ್ದೀರಿ ಅನ್ನುವುದನ್ನ ಖಚಿತಪಡಿಸಿ, ಧನ್ಯವಾದವನ್ನು ಅರ್ಪಿಸಿ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಶುಭ ಕೋರಿ ಫೋನ್ ಲೈನ್ ಕಡಿತಗೊಳಿಸಿ.

ಎಲ್ಲಾ ಅಥವಾ ಸಂಪೂರ್ಣ ತಿಳುವಳಿಕೆಗೆ ಬೇಕಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬರೆಯಲು ಆಗದು ಅದಕ್ಕೆ ಕೆಲ ಸನ್ನಿವೇಶವನ್ನು ಉದಾಹರಣೆಗಳನ್ನಾಗಿ ಬಳೆಸಿದ್ದೇನೆ ದಯವಿಟ್ಟು ಮುಂದೆ ಓದಿ.

ಉದಾ ೧:
ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಗ್ರಾಹಕ ಕಂಪನಿಗೆ ಕರೆ ಮಾಡಿ:
ಗ್ರಾಹಕ - "ನನ್ನ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ರೆಡಿ ಆಯ್ತಾ"?
ಸರ್ವಿಸ್ ಇಂಜಿನಿಯರ್ - "ಇಲ್ಲ ಸರ್, ಇನ್ನು ಎರಡು ದಿನ ಬೇಕು".
ಇಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಆಘಾತ ಆಗೋದು ಸಹಜ ಯಾಕಂದರೆ ಇನ್ನು ಎರಡು ದಿನ ತಡವಾಗುತ್ತೆ ಅನ್ನೋದಕ್ಕೆ. ವಿಚಾರ ಅಂತು ತಿಳಿಸಲೇ ಬೇಕು ಆದರೆ ಉತ್ತಮ ಬಗೆ ಯಾವುದು? ಹೀಗೆ ಟ್ರೈ ಮಾಡಿ..
"ನಮಸ್ತೆ ಸರ್, ನಿಮಗೆ ಶುಭೋದಯ. ಹೇಗಿದ್ದೀರಿ? ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಸರ್ವಿಸ್ನಲ್ಲಿ ಇದೆ ಸರ್. ಪ್ರಾಬ್ಲಮ್ ಅರ್ಥ ಮಾಡ್ಕೊಂಡು ಅದನ್ನ ಸರಿ ಪಡಿಸಿದ್ದೀವಿ ಆದ್ರೆ, ಸಾಫ್ಟ್ವೇರ್ ಎಲ್ಲಾ ರೀಸ್ಟೋರ್ ಮಾಡಿ ಒಂದು ಅಥವಾ ಎರಡು ದಿವಸದ ಮಟ್ಟಿಗೆ ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಬೇಗ ಕೆಲಸ ಮುಗಿದ ಕೂಡಲೇ ಡೆಲಿವರಿ ಮಾಡುತ್ತೇವೆ".

ಉದಾ ೨:
ಗ್ರಾಹಕ - "ಫಸ್ಟ್ ಕ್ಲಾಸ್ ಟಿಕೆಟ್ ಇದೆಯೇ"?
ಮಾಲೀಕ - "ಇಲ್ಲ ಸಾರ್ Sorry".
ಇಲ್ಲಿಯೂ ಕೂಡ, ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ನೇರ ಪೆಟ್ಟು ಕೊಟ್ಟಂತೆ ಇತ್ತು. ಸ್ವಲ್ಪ ಬೇರೆ ಉತ್ತರ ಕೊಡೊ ಪ್ರಯತ್ನ ಮಾಡೋಣ.
"ಸರ್, AC ಕ್ಲಾಸ್'ನಲ್ಲಿ ಟಿಕೆಟ್ ಇದೆ, ಸ್ವಲ್ಪ ಬೆಲೆ ಜಾಸ್ತಿ ಆದ್ರೆ ತುಂಬ ಚೆನ್ನಾಗಿರುತ್ತೆ.. ಒಮ್ಮೆ ಎಂಜಾಯ್ ಮಾಡಿ". ಟಿಕೆಟ್ ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲ ಅನ್ನುವುದು ಅವನಿಗೆ ಗೊತ್ತಾಯಿತಾದರು, ಅಷ್ಟೇನೂ ನಿರಾಶೆ ಉಂಟಾಗಲಿಲ್ಲ ಏಕೆಂದರೆ ನಾವು ಏನು ಮಾಡಬಲ್ಲೆವು ಅಥವಾ ಏನು ಇದೆ ಅನ್ನುವುದು ಚೆನ್ನಾಗಿ ಹೇಳಿದ್ದೇವೆ".

ಉದಾ ೩:
ಸ್ನೇಹಿತ: "ನಂಗೆ ನಿನ್ನ ಬೈಕ್ ಇವತ್ತೇ ಬೇಕಿತ್ತು ಕಣೋ, ಇಲ್ಲಾ ಅನ್ನಬೇಡ".
ಗೆಳಯ: "Sorry ಕಣೋ, ಆಗೋದಿಲ್ಲ". ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯ ಉತ್ತರ.
ನಯವಾದ ಉತ್ತರ - "ನಾಳೆ ಪೂರ್ತಿ ದಿವಸ ನೀನೆ ತೊಗೊಂಡು ಹೋಗು ಯಾರ ಬೇಡ ಅಂದ್ರು, ಇವತ್ತು ಒಂದು ದಿನ ನನ್ನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಇರಲಿ". 

ಒಂದು ವಿಷಯವನ್ನ ನಾವು ಇಲ್ಲಿ ತಿಳಿದು ನೆನಪು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವಂತಹ ವಿಚಾರವೇನೆಂದರೆ ನಕಾರ ಪದಗಳ ಬಳಕೆ ಕಡಿಮೆಗೊಳಿಸಿ, ಇನ್ನೇನಾದರು ಉತ್ತರ ಕೊಟ್ಟು ಇಲ್ಲಾ ಅನ್ನುವ ಅರ್ಥದಲ್ಲಿ ಹೇಳುವುದು.

ಸಾರಾಂಶ
ಮಾತಿನ ಚಾತುರ್ಯದ ಮೂಲಕ ನಮ್ಮ ಚಟುವಟಿಕೆ, ವ್ಯವಹಾರ, ಇತ್ಯಾದಿ ಕುದುರಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಬಗೆ ಹೇಗೆಂದು ನಾವು ಪ್ರಯತ್ನ ಪಟ್ಟಿದ್ದೇವೆ.

ನಿಮಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿ ಬೇಕಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಶ್ನೆ, ಸೂಚನೆ, ತಪ್ಪು ತಿದ್ದುಪಡೆ ಸೂಚನೆ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ದಯವಿಟ್ಟು ಕೆಳಕಂಡ ಇ-ಮೇಲ್ ಅಡ್ರೆಸ್'ಗೆ ಬರೆಯಿರಿ. 

anildesaiit@gmail.com